Digitale Strategie für Öffentliche Bibliotheken: Moderne Bibliothekssysteme
Autoren: Sven Totte, Managing Director bei Axiell Public Library AB und Frank Gräfe, Geschäftsführer der BiBer GmbH
Auch an öffentlichen Bibliotheken gehen gesellschaftliche Entwicklungen wie die allgemeine Digitalisierung, Fragen des gesellschaftlichen Zusammenhalts, der Integration oder Sprachförderung nicht vorbei. Dabei haben Bibliotheken große Bedeutung für das Gemeinwohl – sie tragen durch zahlreiche kostenlose Bildungs- und Kulturangebote und Präsenz vor Ort zu einer grundlegenden gesellschaftlichen und demokratischen Gemeinschaft bei. Diese Eigenschaften sind besonders in Zeiten wichtig, in denen Fakten an Relevanz verlieren oder missachtet werden. Doch vor welchen Herausforderungen stehen öffentliche Bibliotheken und wie können Lösungen für integrierte Bibliothekssysteme sie unterstützen?
Ein grundsätzlicher Wandel
Waren sie vor einigen Jahren vor allem Orte der Ausleihe – Menschen wählten ein Medium, liehen es aus und gingen wieder – wandeln sich viele zu Lern- und Kommunikationsorten, zu Begegnungsstätten. Das zeigt nicht nur die Alltagserfahrung vieler Bibliothekare, sondern auch eine Umfrage von Axiell, einem Anbieter von Lösungen (was für Lösungen?) für öffentliche Bibliotheken. Bibliotheken stellen inzwischen Arbeitsplätze für das kollaborative Arbeiten bereit, verbinden analoge und digitale Medien mit einem Kundenzugang zu Rechnern und Internet. Hinzu kommen Sprachkurse, berufliche und private Weiterbildung, etwa zur Digitalisierung. Diese bestehenden und neuen Aufgaben erfordern einen Umbau und eine Neugestaltung vieler kommunaler Bibliotheken. Das gilt für die technische Ausstattung mit Rechnern, Beamern usw., genauso wie für die technische Infrastruktur, also leistungsfähige Internetzugänge und flächendeckendes WLAN, aber auch ein gutes Sammlungs- und Bibliotheksmanagement. Oft sind grundlegende Umgestaltungen notwendig, um ein modernes Arbeits- und Kontaktumfeld bereitzustellen, in dem sich die „Kunden“ wohlfühlen. Hier sind Länder und Bund gefragt: Sie müssen Kommunen mit angespannter Finanzlage unter die Arme greifen, damit die öffentlichen Bibliotheken ihre gesellschaftlich bedeutenden Aufgaben aufrechterhalten und ausbauen können.
Hand-in-Hand mit einem Wandel hin zu Lernorten und Begegnungsstätten, gehen neue Ansprüche an das Bibliotheks- und Sammlungsmanagement. Auf dem Markt gibt es eine Handvoll Anbieter, die entsprechende Lösungen bieten können. Eine zeitgemäße Lösung ist gerade deshalb wichtig, um neue und jüngere Zielgruppen mit ansprechenden und intuitiven Zugängen zu den Beständen zu erreichen. Auch die städtische Vernetzung und ein digitales Archiv sind relevant.
Eine digitale Strategie
Die genannten Punkte lassen sich gut in einer digitalen Strategie einbetten, die moderne Technologie und eine starke Bibliothekslösung verbindet. So können zum einen die Bibliotheksservices verbessert, zum anderen die Gemeinschaft besser erreicht werden. Zu guter Letzt sollte die Technologie die Gemeinschaft auch stärken.
Welche Bestandteile sind in diesen drei Punkten enthalten?
Geht es darum, mit einem starken Bibliothekssystem die Dienstleistungen zu verbessern, gibt es viele Ansatzpunkte. Einer ist die Automatisierung, also Self-Services und 24/7-Services bei Ausleihe sowie Rückgabe, oder Info-Bildschirme. Hinzu kommt die bereits genannte, notwendige, gute Gestaltung der Nutzer-Interfaces im Internet und falls möglich in einer App: Geboten werden muss ein attraktiver und intuitiver Zugang. Entwickeln sich zugleich die Algorithmen weiter und bieten intelligentere Suchen oder bessere Vorschläge, ist bereits viel für die größere Zufriedenheit der Bibliotheksnutzer getan.
Auch der Kontakt zur Gemeinschaft sollte Bestandteil der digitalen Strategie sein: Direkte Benachrichtigungen an Bibliotheksnutzer, wenn etwa Medien verfügbar sind oder Leihfristen enden, sind selbstverständlich. Ergänzt werden kann dieser obligatorische Kontakt aber durch E-Mails oder SMS, möglicherweise auch über Apps wie Whatsapp, die den Kunden über Neuigkeiten informieren, Veranstaltungen ankündigen oder für die Mitarbeit werben. Bereits angesprochen wurde auch das Thema, die Bibliothek im städtischen Netzwerk besser einzubinden.
Last but not least: Bibliotheken können im Rahmen einer Digital-Strategie einen noch besseren Beitrag dazu leisten, die Gemeinschaft zu stärken. Zum einen, indem kommunale Ressourcen wie Archivbestände verfügbar gemacht werden. Zum anderen, indem Bibliotheken Entwicklungen in der Gemeinschaft beobachten und einordnen. Zudem können sie lokale Aktivitäten forcieren oder über ihre Webseiten bekanntmachen. Schließlich haben viele Bibliotheken die technischen und räumlichen Möglichkeiten, um Veranstaltungen anzubieten. Diese können sie ihren Kunden vermitteln, indem sie per E-Mail, via Webseite oder – falls gewünscht – auch in sozialen Medien angekündigt werden. Dabei kann die personelle Ausstattung ein limitierender Faktor sein, unter Umständen aber der Einsatz von dauerhaften oder kurzzeitigen Freiwilligen Abhilfe schaffen.
Was zu tun ist
Eine Voraussetzung für eine moderne Bibliothek ist, dass sich das Katalogmanagement wandelt und an den Suchgewohnheiten der Gegenwart orientiert. Das heißt, es muss intuitiver werden und „klügere“ Algorithmen verwenden. Denkbar sind Schritte wie die Funktion einer Expertensuche abzuschaffen. Wichtig ist es zudem für die Bibliotheken, personalisierbare Management-Lösungen einzusetzen, die sich den individuellen Ansprüchen der Institutionen anpassen können: So kann auf lokale Erfordernisse und Parameter eingegangen werden, beispielsweise Vorgaben und Satzungen. Solche personalisierbaren Management-Lösungen bieten Unternehmen wie die BiBer GmbH, deren Lösung etwa in der Stadtbibliothek Essen zum Einsatz kommt. Wichtiges Kriterium ist die Serviceorientierung des Anbieters. Wird intern umstrukturiert oder ändern sich die Anforderungen, muss der Anbieter darauf reagieren können, ohne die Funktionalität einzuschränken.
Eine weitere Aufgabe und zugleich Herausforderung, bei der ein leistungsstarkes Bibliotheksmanagement hilfreich ist, stellt das Zusammenführen von digitalen und analogen Beständen dar – hier geht es darum, umfassende Informationen gut vernetzt zur Verfügung zu stellen. Auf diesem Wege können Bibliotheken breiteren Bevölkerungsschichten einen Zugang zu digitalen Beständen und Medien ermöglichen und einen Beitrag zum digitalen Zugang für alle leisten. Digitale und analoge Bestände sind gleichwertig und ergänzen sich gegenseitig. Deshalb ist es nicht nur im gesellschaftlichen Interesse, die beiden Welten zu verbinden – Bibliotheken müssen ihre eigenen Angebote besser vermarkten und ihre Bestände entsprechend aufbereiten können.
Zudem können Bibliotheken mit einer leistungsstarken Lösung besser im städtischen Netzwerk agieren und lokale Infos bieten. Denkbar ist beispielsweise, lokale historische Dokumente aus städtischen Archiven mit der Stadt- oder Gemeindebibliothek und ihren Zweigestellen zu verbinden, so dass auch Kunden der Bibliothek leichteren Zugriff darauf haben.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, den eigenen Katalog auf mobilen Endgeräten gut aufzubereiten, um gerade eine jüngere Zielgruppe für Bibliotheken zu begeistern. Was außerdem für eine gute Management-Lösung spricht: Bibliotheken und andere Institutionen setzen auf Freiwillige, um eine angespannte Personaldecke zu entlasten und dennoch die Digitalisierung vorantreiben zu können. Freiwillige müssen aber angelernt werden, was durch eine intuitive Lösung erleichtert wird und benötigen zudem mobilen Zugang zum Content Management System (CMS).
Öffentliche Bibliotheken sind also mit vielen Aufgaben konfrontiert, die sie 2016 begleiteten und auch 2017 weiter fordern werden. Einiges müssen die Bibliotheken selber bewältigen: Um ihre Stellung und Relevanz zu erhalten, gilt es, den Wandel durch Digitalisierung und gesellschaftliche Prozesse gestalten zu wollen. Gefragt sind die Verantwortlichen, die mit frischen Ideen neue Konzepte entwerfen und alte modernisieren. Anderen Herausforderungen können sie nur begegnen, wenn Bund und Länder sie unterstützen. Entscheidend ist es aber, eine digitale Strategie zu erarbeiten und auf eine leistungsfähige, integrierte Lösung für das Bibliothekssystem zu setzen – dann ist ein großer Schritt getan, um allen Schwierigkeiten zu begegnen.
